Riduzione del 22% dei tempi di audit per un'azienda tessile
Abbiamo ristrutturato il sistema di archiviazione digitale e la tracciabilità delle materie prime. Il cliente ha superato l'audit annuale con zero rilievi tecnici.
Tessiture Venete affrontava criticità crescenti nella gestione della documentazione tecnica per le certificazioni di filiera. Con Emeraldqual, abbiamo digitalizzato i flussi di tracciabilità delle materie prime in soli 90 giorni.
La sfida
Il problema principale riguardava la reperibilità dei certificati di origine dei filati, spesso dispersi tra archivi cartacei e email non catalogate. Prima del nostro intervento, il reparto qualità impiegava circa 14 giorni lavorativi solo per raggruppare i documenti necessari a un singolo audit stagionale.
Questa inefficienza portava a un sovraccarico operativo per i 3 responsabili di stabilimento, che dovevano sottrarre tempo prezioso alla produzione. La mancanza di un unico punto di accesso digitale rendeva la risposta alle richieste degli ispettori lenta e frammentata, rischiando di prolungare i tempi di revisione ben oltre il limite prefissato di 10 giorni.
Approccio
Il nostro team di due consulenti ha avviato una fase di analisi sul campo per mappare ogni passaggio, dal ricevimento del lotto di materie prime al prodotto finito. Abbiamo implementato un sistema di archiviazione basato su cartelle condivise con protocolli di nomenclatura standardizzati, eliminando la duplicazione dei dati.
Per garantire la conformità, abbiamo introdotto una procedura di verifica ogni 15 giorni per assicurare che ogni bolla di accompagnamento fosse associata al relativo certificato di qualità. Analizziamo i dati reali del processo per assicurarci che ogni fase sia tracciabile, eliminando il margine di errore umano causato dalla gestione manuale.
La soluzione
Abbiamo installato una piattaforma di gestione documentale accessibile da tutti i terminali della fabbrica. La conformità è un lavoro di precisione, per questo abbiamo formata il personale per la scansione immediata dei documenti d'ingresso.
Ogni certificazione richiede il giusto metodo: abbiamo eliminato 12 passaggi superflui nella catena di approvazione interna. Ora, la documentazione per ogni audit viene estratta in 3,2 ore lavorative, contro le precedenti 16,5 ore, liberando spazio operativo per il controllo qualità.
Risultati
Il processo di ristrutturazione ha permesso a Tessiture Venete di superare l'ispezione annuale senza alcuna non-conformità. La riduzione dei tempi di gestione documentale ha migliorato drasticamente la reattività del team in caso di controlli a sorpresa.
Tempistiche
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Gennaio 2024Audit iniziale dei flussi documentali esistenti
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Febbraio 2024Configurazione dell'archivio digitale e formazione operatori
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Marzo 2024Test di simulazione audit e finalizzazione procedure
"Passare dal cartaceo al digitale è stato un salto netto. Ora superiamo le ispezioni con 13 ore di lavoro in meno rispetto all'anno scorso. Davvero utile."